仕入明細書はインボイスになる？発注者作成の確認要件

受注者が請求書を出さず、発注者が「支払通知書」「仕入明細書」を作って送る取引は、製造の下請け、出版・ライティング、運送、農産物の買取りなどで今も多く残っています。インボイス制度のもとでも、この書類で仕入税額控除を受けることはできます。ただし条件は2つです。記載事項がそろっていること、そして相手方の確認を受けていることです。

この記事では、国税庁のQ&Aをもとに、発注者・受注者の双方が確認すべき点を整理します。受注者側が個人事業から法人成りするときに起きやすい食い違いにも触れます。

仕入明細書が「請求書等」として認められる根拠

消費税の仕入税額控除は、帳簿と請求書等の保存が要件です。請求書等の代表はインボイス（適格請求書）ですが、消費税法30条9項3号は、仕入れを行った側が作成する仕入明細書等も請求書等に含めています。

ただし同じ号で「相手方の確認を受けたもの」に限ると定められています（基本通達11-6-6も同旨）。発注者が一方的に作っただけの書類は、記載事項がそろっていても請求書等になりません。

この仕組みは区分記載請求書等保存方式（令和元年10月〜令和5年9月）の時代からありました。インボイス制度で変わったのは、記載事項に相手方の登録番号などが追加された点です。

記載事項は6つ。インボイスとの違いは「誰の番号か」

国税庁のタックスアンサーNo.6625とQ&A問87で示されている、仕入明細書の記載事項は次の6つです（消令49④）。

#	仕入明細書（発注者が作る）	適格請求書（受注者が作る）
1	作成者（発注者）の氏名・名称	発行事業者（受注者）の氏名・名称と登録番号
2	相手方（受注者）の氏名・名称と登録番号	取引年月日
3	取引年月日	取引内容（軽減税率対象である旨）
4	取引内容（軽減税率対象である旨）	税率ごとの対価の合計額と適用税率
5	税率ごとに合計した支払対価の額と適用税率	税率ごとの消費税額等
6	税率ごとに区分した消費税額等	交付を受ける事業者の氏名・名称

目立つ違いは、登録番号が「作成者」ではなく相手方（受注者）のものである点です。発注者自身が登録事業者かどうかは、仕入明細書の記載事項とは関係しません。受注者が登録事業者であることが前提です。

金額の書き方について、Q&A問89は「税込金額が原則だが、税率ごとの税抜合計額と消費税額等を書けば記載があるものとして扱う」としています。

相殺する費用があるときは別にインボイスが要る

発注者が配送料や手数料を差し引いて支払う場合、その配送料は発注者側の売上げです。Q&A問91では、発注者は受注者の求めに応じて、配送料についての適格請求書を交付する義務があるとしています。仕入明細書とは別に出すか、1枚の書類に両方の記載事項を載せるかのどちらかで対応します。

「相手方の確認」の3つの方法

Q&A問86は、確認を受ける方法として次の3つを例示しています。

1. 記載内容を通信回線で相手方の端末に出力し、確認の通信を受けたうえで自分の端末から出力したもの
2. 記載内容の電磁的記録をメールやインターネットで相手方に提供し、相手方から確認の通知等を受けたもの
3. 写しや電磁的記録を相手方に渡した後、一定期間内に誤りの連絡がなければ記載どおり確認したものとする基本契約等を結び、その期間が過ぎたもの

実務で多いのは3です。Q&Aでは、この合意の取り方として「その旨の通知文書を添付して送り了承を得る」「仕入明細書自体にその文言を書き、了承を得る」を挙げています。

「一定期間」について、Q&Aは具体的な日数の表示までは求めていません。そのかわり、業務の内容や取引先との関係を踏まえて双方の認識を合わせておくことを求めています。文言だけ書いて相手に了承を得ていない状態は、確認があったとは言いにくくなります。

受注者側がチェックしておくこと

受注者にとっても、仕入明細書は自分の売上げの記録です。届いたら次を見ておくと、後で売上計上額と食い違いません。

• 自分の登録番号が正しいか（法人成り後は特に）
• 税率区分と消費税額等が、自分の請求額と合っているか
• 確認期間内に誤りを連絡する窓口が決まっているか

法人成りすると、仕入明細書の登録番号も切り替わる

個人事業主の登録番号は「T＋13桁の固有番号」、法人は「T＋法人番号」で、別物です。法人成りしても個人の番号は引き継がれません（詳しくは法人成りでインボイス番号は変わる。設立日から登録する方法）。

請求書を自分で出す取引なら、自分のテンプレートを直せば終わります。ところが仕入明細書の取引では、書類を作るのは発注者です。受注者が法人の名称・登録番号・振込口座を連絡しない限り、発注者のシステムには個人事業時代の情報が残り続けます。

この状態では、仕入明細書の「相手方の氏名又は名称及び登録番号」が実際の取引相手（法人）と一致しません。発注者の仕入税額控除の要件に関わるため、取引先によっては法人成り前に切替日を確認してくることもあります。

切替の連絡で伝える項目は、次の4つにまとめておくと漏れが出にくくなります。

項目	内容
切替日	どの取引日から法人との取引になるか
名称	法人の正式名称
登録番号	法人のT番号（登録前なら通知見込み日）
振込口座	法人名義の口座

仕入明細書の取引先が多い人は、インボイス登録を外せない

仕入明細書でやりとりする発注者は、多くが課税事業者です。受注者が登録をやめると、発注者は仕入明細書で控除を受けられなくなります。そのため、このタイプの取引が中心の人は、法人化しても消費税の免税を選びにくい立場にあります。

当サイトの計算エンジンで、売上1,200万円・経費200万円（東京都、単身、40歳未満、合同会社）の条件を出すと、次のようになります。

条件	個人の手取り	法人化（最適報酬時）の手取り	実質差額（2年目以降）	実質差額（初年度）
インボイス登録あり	657.1万円	662.4万円	−14.7万円	−24.7万円
インボイス登録なし	657.1万円	662.4万円	−14.7万円	+43.3万円

最適役員報酬は月54万円。実質差額は税理士報酬・設立費用を差し引いた値で、計算前提は計算方法のとおりです。登録を続けている場合、法人化初年度の消費税免税が効かず、初年度の差額がそのまま悪化します。消費税免税の条件はインボイス登録済みなら法人化しても消費税は免税にならないで詳しく扱っています。

一般論の数字ではなく、自分の売上と経費で試算してみてください。

まとめ

• 仕入明細書は、6つの記載事項と相手方の確認がそろえばインボイスの代わりになる
• 登録番号は作成者（発注者）ではなく、相手方（受注者）のものを書く
• 確認は「一定期間内に誤りの連絡がなければ確認済み」とする合意でもよいが、相手の了承が要る
• 受注者が法人成りしたら、名称・登録番号・切替日を発注者に伝えないと書類が実態とずれる
• 仕入明細書の取引が中心なら、インボイス登録を続ける前提で法人化の損得を見る